兄弟们姐妹们！今天咱们聊个特实用的东西，尤其对于像我这种，时不时就得发一大堆信、通知，还得每个都改名字改地址的，简直是个救星！我以前，一遇到这种活儿，头就大了。你想想，几十封、几百封的信，一个一个改，手指头都快抽筋了，还容易出错。写着写着，就改到上一个人的名字去了，那叫一个郁闷！那时候加班就为了改这些东西，真是想骂人。
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后来有一天，我实在是受不了了，就想，这都什么年代了，肯定有办法能批量搞定？我当时真是被逼到绝路了，手上几百封邀请函要发出去，每一封都要写上收件人的名字和公司，我看着那堆 Excel 表格就觉得眼前发黑。同事们也都在抱怨，说这活儿太累太烦，效率又低。我就想，肯定有更高级的玩法。于是我就上网搜搜，问身边的老鸟，结果还真给我找到了一个神仙功能，就在咱们平时用的Word里头，叫
邮件合并！我当时一听这名字，觉得有点高大上，像是什么专业人士用的玩意儿，但实际操作起来，简直不要太简单，新手也能分分钟搞定，我这手残党都玩得溜溜的。
我第一次用的时候，就想着把我那堆邀请函给搞定。那时候心里还犯嘀咕，这玩意儿真有那么神吗？会不会搞砸了？但没办法，死马当活马医，我就硬着头皮开始琢磨这玩意儿咋弄。
你得把你需要合并的那些信息整理出来。我当时就对照着邀请名单，开了一个
Excel表格。这个表格就是你的“通讯录”或者“数据库”，邮件合并功能就是从这里面抓取信息的。
- 第一列写收件人名字，比如“张三”、“李四”
- 第二列写公司名称，比如“某某科技公司”
- 第三列写具体的地址，或者其他需要变动的内容
就这么简单，表头一定要写清楚，比如“姓名”、“公司”、“地址”，这些以后在Word里头找的时候方便。确保你的数据是干净整齐的，别有错别字啥的，不然合并出来也都是错的。保存这个是咱们的“数据源”，后面Word就要靠它了。
我就打开Word了，新建一个空白文档，这就是咱们邀请函的模板。模板里除了个人信息，其他固定的内容，比如邀请函的正文、落款、联系方式什么的，都先写然后，眼睛往Word上面一扫，找到那个叫
“邮件”的选项卡。点进去，你会看到一堆按钮，别慌，一步一步来。
上手第一步：选择文档类型
我当时是做邀请函，属于正式的信件，所以我就选了“信函”。如果你是要发电子邮件，那就选“电子邮件”；要是打印信封，就选“信封”；做标签，就选“标签”。反正它有好几种，你就根据自己要做的选就行。选好之后，Word就准备好了，知道你要干什么了。
连接数据源：把Excel和Word连起来
然后就到了关键一步了。在“邮件”选项卡里，找到
“选择收件人”这个按钮。点它！它会问你，你是想从现有列表里选，还是新建一个？我当然是选“使用现有列表”，然后我就去我的电脑里，找到了我之前做好的那个Excel文件。选中它，点“打开”。
这时候，Word可能会问你，Excel文件里有几个工作表，你要用哪个？你就选你存数据的那个工作表就行了，一般都是“Sheet1”啥的。确认一下，点“确定”。
到这儿，Word和Excel就算
“牵手成功”了，数据已经准备好要往Word里塞了。这一步只要选对文件和工作表，基本不会出错。
插入字段：让名字地址自己跳出来
接下来就是见证奇迹的时刻了！你想想，你的邀请函里哪里要放收件人的名字？哪里要放公司名称？你就在Word模板里，把光标放到对应的地方。
比如，我在邀请函开头写了个“尊敬的”，后面就想跟收件人的名字。我就把光标放在“尊敬的”后面，然后在“邮件”选项卡里，找到一个叫
“插入合并域”的按钮。点它！
它会弹出一个小列表，里面就是你Excel表头里的那些东西，比如“姓名”、“公司”、“地址”等等。我当时就选了“姓名”。选了之后，Word里就会出现一个类似`<<姓名>>`这样的东西。这可不是乱码，这就是个“占位符”，到时候会自动换成真实的收件人名字。
同理，你想在哪里放公司名称，就光标放那儿，再插入“公司”字段。需要放地址就放“地址”字段。想怎么排版就怎么排版，只要光标放对位置，然后插入对应的合并域就行。我当时把名字、公司、地址都一个个塞了进去，感觉Word都听我的指挥了。
预览一下：看看效果咋样
都放好了之后，心里还是有点小忐忑，不知道效果怎么样？毕竟之前没用过，怕搞砸了。别急，Word都替你想好了！在“邮件”选项卡里，找到
“预览结果”这个按钮。点它！
神奇的一幕出现了！你刚刚插入的那些`<<姓名>>`、`<<公司>>`、`<<地址>>`，瞬间就变成了Excel里第一个人的真实名字、公司和地址！你旁边还有一个小箭头，可以点着翻页，看看下一个人的信息是不是也正常显示。我当时点了几下，看到每个人的信息都对得上，格式也没乱，心里这叫一个踏实！感觉这活儿真的能行！
完成合并：生成最终的成品
预览没问题，就到了一步了。在“邮件”选项卡里，最右边有一个叫
“完成并合并”的按钮。点它！
它会给你几个选项：
“编辑单个文档”：这个我最常用，它会把所有的个性化文档生成一个新的Word文件。比如我有几百个收件人，它就会生成一个包含几百页邀请函的新Word文档，每一页都是一个收件人的。这样我就可以一次性打印出来，或者再单独修改某个有特殊需求的。我觉得这个功能太方便了，一次性把几百份文档都准备好了，省了多少事！
“打印文档”：如果你不需要先保存成一个新文件，只想直接打印，那就选这个。它会直接把个性化的文档发送到打印机，省去了保存新文件的步骤。
“发送电子邮件”：如果你是要发电子邮件，这个就厉害了，可以直接根据你Excel里的邮箱地址，自动帮你发出去！不过这个我还没怎么用过，因为我主要是打信件和贺卡，发电子邮件我通常用邮件客户端的群发功能，但是知道有这个功能在，万一以后用得上。
我当时就选了“编辑单个文档”，生成了一个包含所有邀请函的新Word文件。看着那一页页自动生成好的邀请函，每个上面都有收件人的名字和公司，排版整齐，内容正确，心里别提多高兴了。以前要花好几个小时甚至好几天才能搞定的活儿，现在十几分钟就搞定了！效率直接翻了几十倍，再也不用担心手写出错或者遗漏了。那一刻我感觉自己简直就是个技术大牛，办公室里那些还在抱怨的同事都惊呆了，纷纷跑来问我是怎么做到的。
兄弟们姐妹们，别再傻乎乎地一个一个改了。遇到需要批量操作的，赶紧把这个Word邮件合并功能用起来！它真能帮咱们省下不少时间和精力，再也不用担心名字写错了或者格式乱了。我那时候就是这样，一点点摸索出来的，感觉自己都变成“办公室小能手”了，哈哈哈！