说起来我的邮件管理，那真是一部血泪史。以前，我的Outlook邮箱就像个垃圾场，上千封未读邮件，各种推广信息、工作通知、项目进展混在一起，每次找个东西都得大海捞针，急得我抓耳挠腮。有时候重要的邮件就这么被埋没了，活儿差点耽误了，被老板说了好几回。
本站为89游戏官网游戏攻略分站，89游戏每日更新热门游戏，下载请前往主站地址:www.gm89.icu
我那会儿真是头疼，每天上班第一件事就是打开邮箱，结果就是被那一堆红色的未读数字给吓懵。心想这不行，得搞点事情出来。我就开始琢磨，能不能让这玩意儿自己乖乖地整理起来？
从“乱”到“整”的摸索之路
我算是被逼着开始研究Outlook这些个功能了。一开始对着那些菜单按钮发呆，都不知道从哪儿下手。后来就硬着头皮，一个一个地去点，去试。
-
第一步，搞清楚“规则”这回事儿。
我发现有个叫“规则”的功能，这简直是救星！我琢磨着，那些每天都发过来的新闻订阅、广告邮件，我不怎么看，但又不能直接删，万一哪天想起来了？我就建立了一个规则：凡是标题里有“优惠”、“推广”、“新闻”这些字眼的，或者发件人是某些固定广告邮箱的，就让它自动移到一个叫“阅读室”的文件夹里去。我还在“收件箱”旁边专门建了一个“待处理”文件夹，凡是跟工作相关的，但是又不是马上要回复的，都让它自动跳到那儿。这样一来，收件箱里一下就干净了一大半，剩下的都是真正要紧的。
-
第二步，玩转“分类”和“标记”。
收件箱干净了，但是有些重要的邮件，比如老板发的，或者客户催的，我怕自己忙起来忘了。我就开始用“分类”功能。我把老板的邮件都标成“红色重要”，客户的邮件标成“蓝色紧急”。这样一眼看过去，带颜色的就是重点。有时候需要回复或者跟进的，我还会给邮件打上一个“标记”，就是那个小旗子图标。打上标记后，它们就会在“任务”里显示出来，提醒我别忘了。到下班前，我都会清一遍那些打了旗子的邮件，确保今天该做的都做了。
-
第三步，发现“快速步骤”这玩意儿。
一开始我以为邮件管理就是设设规则、分分类就完了。后来一次无意中，我看到了“快速步骤”这个功能。好家伙，这简直是懒人福音！比如说，一个项目组的邮件，我经常需要看完就把它移到一个项目文件夹里，然后标记为已读。以前我得先选中，再拖到文件夹，再点一下已读。有了快速步骤，我设置了一个“转项目并已读”的步骤。以后只要点一下这个步骤，这封邮件就自动跑去了，也自动显示已读。这种重复性的操作，一下子就省了好几步，别提多方便了。
-
第四步，用“搜索文件夹”提高效率。
有时候，我需要快速找到某个客户所有的邮件，或者某个项目所有的邮件。以前我都是直接在搜索框里输入关键词，然后等它慢慢搜。后来我学着用“搜索文件夹”。我创建了一个搜索文件夹，比如叫“客户A所有邮件”，然后设置条件，只要是发件人或收件人包含“客户A”的，都会自动显示在这个文件夹里。这样，不管邮件散落在哪个角落，我只要点开这个搜索文件夹，就能把所有相关的邮件一下子都揪出来，效率提升不是一点半点。
-
第五步，学会“对话清理”。
我们项目组经常一封邮件你来我往好几十个回合，一整个邮件链条下来，收件箱里堆满了各种重复的内容。我发现Outlook有个“清理对话”的功能。点一下，它就能把一个对话链里重复的历史邮件都折叠起来，只留下最新的和没重复的。收件箱瞬间就清爽了，看起来也省心多了。
最终效果：邮箱终于不闹心了
就这么一通折腾下来，我的Outlook邮箱算是彻底翻身了。现在每天早上打开邮箱，看到的是一个清爽的收件箱，里面都是当天必须处理的邮件。那些不那么急的，或者纯粹是信息类的，都自动跑去了各自的文件夹。
我现在处理邮件，基本上就是“三板斧”：一看，二分，三处理。先快速浏览收件箱里的重点邮件；再利用快速步骤或者规则把它们分到对应的文件夹；3集中处理那些需要回复或者跟进的。每天下班前，再花个十分钟把那些标记的邮件清一遍，基本上就妥了。
以前每天都被邮件搞得心烦意乱，现在倒是觉得，这邮件管理嘛说白了就是把那些重复、机械的事情交给工具去做，自己把精力集中在真正需要动脑筋的地方。真的，只要你肯花点时间去捣鼓一下，Outlook这些小窍门，绝对能让你的邮件管理变得特别轻松，不信你试试看！